17 березня 2014 представники фондів громад зі всієї України зустрілись для обговорення актуальних і нагальних питань з діяльності фондів громад в Україні сьогодні.
Обмінялись досвідом, обговорілі питання щодо викликів, нових ролей, ризиків 2014 року та процедур для фондів громад, які повинні бути в кожній поважаючий себе та розвитнутій з точки зору організаційного розвитку будь-якій організації.
Вже не слід сумніватись, що перш ніж розробляти політики та процедури, організація має розробити та підготувати Стратегічний план разом з операційним планом діяльності та, бажано, Фандрейзингову стратегію, яка включає бізнес-план. А потім розробляти політики та процедури.
Вузьке тлумачення "політика" - це характер, спосіб дій (система правил), направлених на досягнення чогось, визнаючи відношення з людьми (я твою політику наскрізь бачу). Звідси політика організації - це система принципів і правил, за якими діють її працівники у внутрішньому і зовнішньому середовищі. Будь-яка організація розробляє і здійснює свою функціональну політику у тому числі і кадрову. Такий підхід характерний для приватних організацій, для системи державної служби, для організацій громадянського суспільства.
В організаціях реалізується принципи відповідності функціональної політики і стратегії розвитку організації.
Процедури – це те, яким чином в організації буде реалізуватися певна політика.
Отже, існує короткий перелік політик і процедур, рекомендований для фондів громад України:
ОПЕРАЦІЙНА ДІЯЛЬНІСТЬ ТА УПРАВЛІННЯ
- Організаційна структура та управління, включаючи положення про керівні органи
- Етичні принципи роботи організації
- Політика запобігання конфлікту інтересів
- Правила та процедури здійснення відряджень
- Закупівельні процедури
- Тендерні процедури
- Порядок управління нематеріальними ресурсами
- Процедура проведення програми грантів (ре-грантінг)
- Політика управління проектами та програмами
- Моніторинг та оцінка діяльності організації
- Комунікаційна стратегія (або політика), яка включає PR-стратегію
- Політика ведення перемовин з різними групами стейкхолдерів
ЛЮДСЬКІ РЕСУРСИ
- Процедура прийому на роботу
- Трудовий розпорядок та трудові відносини
- Посадові інструкції
- Політика оцінки персоналу та заохочення
- Політика управління конфліктами
ФІНАНСИ
- Політика управління фінансами
- Система бухгалтерського обліку
- Облікова політика
- Система оформлення виплат
- Політика бюджетування та моніторингу
- Політика співфінансування
- Внутрішній та зовнішній аудит
Присутні на зустрічі вирішили, що необхідно розробити оптимальній пакет вищевказаних процедур та поступово впровадити їх в кожному фонді громади, щоб у аудиторів, як зовнішних так й внутрішніх, спосорів та донорів не було сумніву щодо високого організаційного рівня роботи фондів.
Слід зазначити, що зустріч відбулась в Аудиторско-консалтинговій групі "Компас", аудитори якої сертифіковані у більшості великих донорських організація, що парцюють в Україні та надають безповоротню технічну допомогу нашій країні, таких як USAID, SIDA та інші. Але, як було зазначено кожний донор, що дає кошти на проекти, хоче працювати з професійними організаціями, які відповідають міжнародним стандартам їх створення, розвитку та організайіної діяльності. Бо є окремі вимоги до неприбуткових організацій та відповідні міжнародні стандарти орагнізації їх роботи. От же цьому питанню було призначено другу половину дня та аудитором-практиком були надані конкретні рекомендації фондам громад Укрїни, які планують розробити вищевказані процедури для себе.
Ми щиро дякуємо організаторам за надання нам можливості прийняти участь в цьому корисному заході, а саме Ініціативному центру сприяння активності та розвитку громадського почину "Єднання", що реалізує за фінпрограму Школа Фондів Громад за фінансової підтримки Фонду Чарльза Стюарта Мотта (США).
Також дякуємо коллегам з інших фондів громад, а саме:
- Фонд громади міста Березань
- БО «Фонд громади Житомира»
- Херсонський обласний благодійний фонд «Захист»
- Фонд громади міста Черкаси
- Липовецький благодійний фонд громади
- Благодійний фонд громади м.Долина
- Фонд громади «Асоціація відродження Грицева»
- Фонд громади Приірпіння
- Фонд громади Омельника
- Фонд громади Вознесенська
- Фонд громад «Рідня», м.Стрий
- Фонд громади ім. С. Фальц-Фейн, м. Цюрупинськ
- ДМБФ «Доброта», м. Донецьк
- Фундація імені князів-благодійників Острозьких
- БФ «Подільська громада», м. Вінниця
- Перша Львівська фундація
- Ротаракт клуб «Ялта»
за можливсіть обмінятися досвідом та практичні рекомендації щодо покращення діяльності фондів.
Прес-служба ЛБО ФГ ХОРС